Ottimizzare il processo di iscrizione e gestione dei corsi di formazione 

Committente

Dal 1990 IPRASE, Istituto provinciale per la ricerca e la sperimentazione educativa, si occupa di erogare corsi di formazione per i docenti e, più in generale, di promuovere e attivare iniziative legate alla ricerca, alla sperimentazione, alla documentazione, allo studio e all’approfondimento di tematiche educative e formative e di favorire iniziative a sostegno dell’innovazione didattica e dell’autonomia scolastica sul territorio Trentino.

Challenge

Negli anni IPRASE, al fine di organizzare meglio il processo di iscrizione e gestione dei corsi, ha via via accumulato e combinato una serie di processi. Questo ha dato vita a un flusso frammentato, macchinoso e oneroso sia per i docenti sia per il personale IPRASE. L’istituto ci ha quindi chiesto di ripensare e automatizzare il loro flusso di gestione dei corsi, dal momento dell’iscrizione fino a quello dell’erogazione della formazione.

Cosa abbiamo fatto

Attraverso un approccio user-centered, abbiamo approfondito direttamente con IPRASE e con gli utenti le problematiche caratterizzanti il processo esistente. Abbiamo trascorso diverse giornate con i destinatari finali del servizio (chi progetta i corsi, chi li pubblica e chi li gestisce) e, vedendoli nel loro contesto, abbiamo avuto l’opportunità di osservare e comprendere la reale complessità del flusso di lavoro esistente, dal punto di vista di chi ne è coinvolto tutti i giorni.

Siamo stati quindi in grado, di progettare un flusso che andasse realmente incontro alle esigenze del target e agli obiettivi del cliente. Cercando di automatizzare e digitalizzare il più possibile il processo, siamo stati in grado di ridefinire i flussi sia dal punto di vista offline che online grazie alla creazione di una piattaforma integrata accessibile dal loro sito web tramite login. Oltre al service design e allo sviluppo front-end siamo stati in grado di offrire una progettazione e sviluppo a 360°.

Tramite l’utilizzo del software Liferay, nominato leader nel Magic Quadrant di Gartner per quanto riguarda la creazione di esperienze e piattaforme digitali, abbiamo unificato in un unico sistema quello che prima veniva gestito su tre sistemi diversi: FileMaker, Wordpress e Liferay.